Importar contactos en el correo

En esta ocasión hablaremos de cómo importar contactos en nuestro Email de manera fácil y rápida. Veremos cómo hacerlo desde listas de excel y cómo incluirlos directamente en un grupo previamente definido. Los puntos tratados serán:

• Importar contactos desde una lista de Excel
• Guardar la lista de excel como fichero CSV (separado por comas)
• Que la importación la realice directamente en un grupo creado
• Cómo enviar un Email a todos los miembros del grupo

Para ello he grabado el siguiente vídeo que espero que sea de utilidad, y como siempre os animo a realizar cualquier tipo de comentario o sugerencia en este post.

Hasta la próxima entrada

¿Qué son los Docs de Gmail?

Como todos sabemos, desde septiembre de 2008 todo el correo de EUHT StPOL se encuentra alojado en servidores de Google,  su funcionamiento es el mismo que de Gmail. Esto significa que además de tener correo electrónico disponemos de dos aplicaciones más: Calendar y Docs (las cuentas grartuitas de Gmail disponen de muchas más aplicaciones).

Calendar nos permite tener nuestra agenda On-line y permite la gestión de eventos de manera sencilla. Los sistemas de recordatorio son dos.

• Ventana emergente: similar al que pueda tener Microsoft Outlook.
• Por correo electrónico. El sistema nos enviaría un recordatorio en formato de e-mail a nuestra dirección de correo electrónico. (desde mi punto de vista muy útil).
• También permite invitar a otros usuarios a un evento. Por ejemplo, si un jefe de departamento quiere reunirse con todos los miembros del mismo, puede crear el evento y posteriormente invitar a cada uno de los miembros. Los “invitados” recibirían la notificación por E-mail, y una vez aceptado el evento, éste se crearía en el calendario de cada uno de ellos. (Este ejemplo se realizó en la sesión del 7 de Octubre y la del 20 de Octubre).

DOCS es un espacio en que tener almacenados documentos (de texto, hojas de cálculo, presentaciones, fotos, etc.). Nos permite también crear una estructura de carpetas para organizar toda la documentación. De igual forma nos permite compartir documentos o carpetas con otros usuarios. Muy útil para trabajos colaborativos. Para ello, deberíamos seleccionar el o los archivos, o bien las carpetas, y clicar encima del botón Compartir. Se nos abrirá una ventana en la que deberemos indicar con quien (dirección de correo electrónico) queremos compartir, y si lo queremos compartir con permisos de edición (para que puedan modificar) o con permisos de sólo lectura. Los destinatarios recibirán un Email indicándoles la compartición.

Además de ser un almacén, DOCS posee programas propios que permiten crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Para comprobarlo deberíamos hacer clic en el botón Nuevo. De igual forma, DOCS nos permitiría leer un archivo de Word, de Excel o de PowerPoint  aunque el ordenador no tuviera instalados el paquete Office de Microsoft.

Uno de los inconvenientes que nos podríamos encontrar, es que creáramos un documento con Microsoft Office y realizáramos algo con tecnología propia de Microsoft, como un gráfico con SmartArt (nuevo en la versión 2007) o algunos efectivos en diapositivas de PowerPoint. Esto podría provocar que la aplicación de Google no supiera cómo tratar esa información (Microsoft y Google son empresas que no son demasiado amigas). Estas incompatibilidades se pueden resolver convirtiendo el documento en PDF.

A continuación os dejo un video resumen de DOCS. Espero lo encontréis de utilidad y como siempre os invito a realizar comentarios sobre este post.

Saludos y hasta la próxima entrada.

Cómo insertar un video en una entrada de un blog

En esta ocasión he grabado un video propio. Comprobaréis como lo que se graba es lo que se está haciendo con el ordenador, y la voz se graba mediante un micrófono. Es una herramienta muy útil para mostrar de manera gráfica conceptos tratados en las sesiones.

En este primer video se muestra como insertar un video de youtube dentro de una entrada del blog. En videos posteriores mostraremos otros puntos, como el tema de los Docs de Gmail, etiquetas del correo y cualquier sugerencia que se proponga. Esto permitirá ir teniendo material didáctico propio. Dicho material se podrá utilizar para nuestra formación en las sesiones formativas, como usarlo para los diferentes programas que la escuela ofrece.

Lo que comento en el video que podemos subir videos que tengamos alojados en el ordenador, con la versión gratuita de WordPress no es posible. Para ello se debería contratar dicho módulo. ¿Cómo he puesto este video en el blog? La respuesta es simple, me he creado una cuenta en Youtube, y ahí he subido el video. Una vez el video está alojado en Youtube, sólo tenemos que copiar la URL del video e insertarlo en la entrada del blog, justo lo que se explica.

Espero lo encontréis de utilidad y quien tenga interés en saber cómo hacerlo que nos lo comente y se lo explicaremos.

Ahí os dejo el video:

Como insertar un video de Youtube en un blog de WordPress

Cómo insertar un video en una entrada. Como ejemplo insertamos un video de Youtube.

Para ello vimos que simplemente teníamos que buscar el video que nos interesaba insertar en el post (entrada) del blog. Una vez tenemos el video, a la derecha aparece un campo que es la URL. Ese texto es el que tenemos que copiar.

(*) Si quereis ver la imagenes a pantalla completa, hacer clic encima de ellas.

Una vez tenemos el texto seleccionado, simplemente creamos una nueva entrada, como vimos en la pasada sesión,e       insertamos video con el botón que está seleccionado de azul en la imagen.

A continuación seleccionamos la pestña desde URL, pegamos el texto seleccionado en la página de Youtube, guardamos y publicamos la entrada, y ya está listo el video para ser visto desde nuestro blog.

Cómo crear una entrada desde un e-mail

Para ello primero tenemos que comprobar que tenemos activo este servicio. Si seleccionamos Mis Blogs del menú tablero, aparecerá la lista de los blogs que tenemos. La última columna indica si tenemos activo a o no el servicio. Está marcado en azul en la imagen.

Una vez comprobado, pulsamos el botón Activate para que WordPress no dé una dirección de correo electrónico donde enviar las entradas. Ahora sólo falta crear un nuevo e-mail, donde el asunto se convertirá en el título de la entrada, y el cuerpo del mensaje en el texto. El formato que pongamos en el e-mail se mantendrá en la entrada, al igual que si ponemos una imagen o cualquier otro objeto.

Como siempre, esperamos vustros comentarios y sugerencias en este mismo post.

Algunas aplicaicones de Gmail

Alguna de las aplicaciones que nos ofrece Gmail son:

• Calendario: cómo crear eventos y definir los recordatorios del mismo.
• Invitar a otros usuarios a un evento. En este caso, se ha realizado mediante un ejemplo. El profesor ha creado un evento ficticio y ha invitado (convocado) a todos los asistentes de la clase. Esta invitación es recibida por correo electrónico y mediante éste se puede confirmar o declinar la asistencia. En caso de confirmación, se genera el evento en el calendario de cada uno. Un sistema muy simple y muy útil.
• Contactos: hemos importado a partir de un fichero excel (extensión csv) todos los alumnos de dirección, turismo y hostelería. Como ejercicio para la próxima semana, se deben crear los grupos de idiomas y asignar a cada grupo los alumnos matriculados.
• He aprovechado para explicar cómo ordenar y filtrar listas en excel.

Hasta la próxima semana

Sesión del miércoles 14 de octubre

En la sesión del pasado 14 de octubre explicamos los siguientes puntos:

• Diferencia entre blog y wiki. Ambos son gestores de contenido, pero mientras que el blog tiene un formato similar a un diario personal, en el que la clasificación principal es la cronológica de las entradas, el wiki permite crear un índice (similar al de un libro) y desarrollar el contenido del mismo.
• Docs. Nuestro sistema de correo tiene una aplicación denominada DOCS. Es un espacio en el que se pueden “tener ” documentos como: archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, pdfs, etc. La idea es que podemos tener un almacén de información en la nube, que será accesible por nosotros simplemente con una conexión a internet. Este sistem permite el compartir documentos y carpetas. Como ejemplo, nosotros creamos un documento de word que guardamos en nuestro PC, posteriormente lo subimos a nuestro espacio DOCS y una vez allí lo compartimos con los profesores asistentes. La compartición fué de “edición”, que significa que todos podíamos modificar el documento, y así lo hicimos. Vimos como sólo había un documento accesible por todos y modificable por todos. Una gran herramienta para trabajos colaborativos.
• El otro tipo de permiso es de “Lectura” y nos puede interesar para compartir información pero para que sólo la lean.
• Por último comprobamos como además de archivos se podían compartir carpetas, y en su defecto todo el contenido de la misma.

Este es el resumen de la sesión de ayer. Esperamos vustras sugerencias y comentarios a este post, y hasta la próxima.

Saludos

Sesión del martes 13 de octubre

Hoy martes 13 de octubre hemos realizado la primera sesión con las profesoras de idiomas. Los puntos que hemos explicado son:

• Etiquetas en el correo: cómo crearlas, y cómo asignar etiquetas a los mensajes. Estas etiquetas permiten clasificar los mensajes, y ésto permite simplificar la búsqueda.
• Contactos y Grupos. Hemos aprendido a crear contactos y grupos de contactos. Esto último tiene mucha utilidad par aidiomas, ya que les permitirá crear un grupo de contacto por nivel de idioma. Con esto simplificarán el hecho de mandar un correo a todos los alumnos de un nivel determinado.
• Hemos comprobado que todos los “usuarios” del dominio euht-santpol.org están compartidos, y esto facilita que no tengamos que recordar el mail de ningín alumno ni propfesor, tan solo el nombre.
• Campo CCO: Con Copia Oculta.  Con un ejemplo hemos explicado su utilidad.
• Buscar mensajes por destinatario, como filtramos entre todos los mensajes.

Bueno, espero vuestros comentarios y dudas.

Hasta la próxima semana, que seguramente la clase la realizaremos en la sala de informática II (2da planta)

Inicio de Sesiones Formativas para formadores

El pasado miércoles 7 de octubre Jesús Álvarez y Fernando Gómez realizaron la primera sesión formativa para los profesores de EUHT StPOL. Esta sesiones tendrán lugar los martes por la mañana y los miércoles por la tarde a partir de las 19.30h. El objetivo es explicar con ejemplos prácticos el funcionamiento de herremientas que serán de gran ayuda para las tareas diarias, tanto formativas como administrativas. Esta primera sesión se dedicó al correo eléctrónico de la escuela, que está alojado en servidore de Google. Lo puntos tratados fueron:

• Etiquetas. Las estiquetas permiten clasificar los mensajes de manera sencilla. Por ejemplo, podríamos tener una etiqueta de nombre EntregaEjercicios, de manera que cuando los alumnos nos enviaran los ejercicios, al mensaje entrante le asignaríamos esta etiqueta.
• A las etiquetas se les puede asignar un color, para poder distinguir entre todas las que tengamos.

• Crear filtros en los mensajes entrantes
• Contactos. Grupos de contactos
• Calendario, creación de eventos e invitación de los mismos.
• Cómo compartir un calendario con un colaborador

Estos fueron los puntos tratados en esa clase, que serán los que comentaremos en la sesión del martes 13 de octubre.