Excel – Función lógica SI

En esta ocasión hablaremos de la función lógica SI, una función que desde mi punto de vista es una de las funciones que más se pueden utilizar en las hojas de cálculo, ya que permite condicionar decisiones y definir reglas de negocio en nuestros libros o plantillas.

La función SI tiene los siguientes tres parámetros:

• Prueba_lógica: en este parámetro es donde definiremos la condición para evaluar. Dicha condición se podrá evaluar como verdadera o falsa, y en función de su resultado realizar una acción o bien otra. En este primer capítulo, la prueba lógica estará formada por una única condición. Se pueden definir más de una condición con el apoyo de otras funciones lógicas, como la función Y y la función O. Este apartado lo dejaremos para otra entrada.
• Valor_si_verdadero: es la acción a realizar cuando se evalua como VERDADERO la condición de la prueba lógica. La acción puede ser desde escribir una frase en una celda, realizar cualquier cálculo aritmético mediante una fórmula, o insertar cualquier función de Excel.
• Valor_si_falso: es la acción a realizar cuando se evalua como FALSO la condición de la prueba lógica.

Para hacer más entendible el funcionamiento de la función, he grabado un video que he divido en dos partes. Si teneis cualquier duda o sugerencia, realizarlo mediante comentarios de esta entrada.

Primera Parte

Segunda Parte

Saludos y hasta la próxima.

Excel – Funciones Contar y Sumar.Si

En Excel existen un grupo de funciones estadísticas que permiten contar celdas para su posterior interpretación. Son las funciones:

• ContarA: cuenta el número de celdas no vacías del rango pasado como parámetro.
• Contar.Blanco: cuenta el número de celdas vacías.
• Contar.Si: cuenta el número de celdas que cumplan una determinada condición.
• Contar.Si.Conjunto: cuenta el número de celdas que cumplan varias condiciones a la vez.

Estas funciones sólo nos devolverán un número entero mayor o igual que cero. Lo importante es la interpretación del mismo. Al igual que contamos, nos puede interesar sumar sólo en unos determinados casos, por ejemplo, quiero sumar lo facturado por la venta de productos lácteos. Estamos condicionando la suma. Para ello lo podemos hacer mediante:

• Sumar.Si: Suma un rango concreto de valores que cumplan una determinada condición.
• Sumar.Si.Conjunto: suma un rango de valores que cumplan varias condiciones a la vez.

Para que todo quede más claro he grabado dos vídeos que os dejo a continuación.

Funciones Contar

Función Sumar.Si

Espero haya quedado claro, y cualquier duda o sugerencia los podeis realizar en este post.

Hasta la próxima entrada!

Excel – Porcentajes

En esta ocasión hablaremos de los porcentajes. Excel los trata como un formato, al igual que a las monedas, las fechas, las horas, etc. Un  porcentaje se podría definir como una relación o proporción, cuando decimos un 25%, estamos indicando que es una cuarta parte, que son 25 de cada 100.Pero también podríamos decir que es 0,25 sobre 1 (tanto por uno). Ésta es la forma en la que trabajaremos en Excel, el tanto por uno, y posteriormente a ese valor le aplicaremos el formato de porcentaje para que nos los muestre como 25%. Para que todo quede más claro, he grabado el siguiente vídeo en el que se muestran varios ejemplos. En el vídeo veréis cómo:

• Aplicar el formato porcentaje
• Validar una celda con porcentajes
• Cálculos de valores a partir de porcentajes
• Cálculo de porcentajes a partir de una lista de valores

Para cualquier duda o sugerencia, lo podéis realizar como comentario de este post.

Saludos y hasta la próxima entrada

Excel – Conceptos básicos

En esta entrada se pretende explicar los primeros conceptos básicos que debemos tener a la hora de trabajar en Excel, pero aún siendo los más básicos los considero los más importantes. Para ello he grabado un video (dividido en dos partes) en el que podréis ver los siguientes puntos:

• Libro / Hoja / Celda. Así es como Excel se organiza. Un libro en la unidad (archivo) que guardaremos en el PC. Éste está formado o compuesto por Hojas, de forma predeterminada al crear un libro nuevo aparecen 3 hojas, pero podemos crear las que se necesiten. Y cada hoja está formada por celdas. Las celdas son los espacios en los que introducir la información, bien sea texto, número, fechas, etc. Cada hoja contiene 256 x 65500 celdas, por lo que la capacidad es enorme. A las celdas las referenciamos por la letra de la columna y el número de fila, por ejemplo la celda A1, B10 o AC3450.

• En Excel separaremos la información según el criterio de Etiqueta/Valor. Es decir, aquello que sea información, por ejemplo el precio de un producto, lo pondremos en una celda, pero su valor (30€) lo pondremos en otra celda individual. El porqué es simple, si nosotros luego queremos realizar cálculos aritméticos, Excel necesita que ese valor está de manera individual en una celda.

• Para calcular veremos que se puede calcular mediante fórmulas o funciones incorporadas en Excel.

• Las fórmulas o funciones se pueden copiar mediante la técnica de “arrastrar y soltar”.

• Veremos un manera sencilla de calcular filas resumen o columnas resumen: la Auto-suma.

Estos son los puntos que podéis ver en los siguiente ví­deos.

Parte 1

Parte 2

Saludos y hasta la próxima entrada

Excel – Validación de Datos

La validación de Datos en Excel permite definir ciertas reglas en aquellas celdas que se consideren.  Para validar celdas tenemos que seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar la/s celda/s a validar
• Dentro del menú Datos seleccionar la opción de Validación de datos
• Pestaña Configuración: debemos indicar que tipo de dato permitimos en esas celdas (números enteros, decimales, fechas, horas o listas)
• Definir el criterio de validación, por ejemplo que el valor esté comprendido entre 0 y 10
• Pestaña Mensaje Entrante: es el mensaje informativo que aparecería al seleccionar la celda.
• Pestaña Mensaje de Error: es el mensaje que se mostraría al usuario cuando entrara un valor no válido.

Para mostrar su funcionamiento a continuación podreis ver dos videos explicativos de la validación de datos.

Parte 1 (Validación de celdas)

Parte 2 (Listas / Definir nombres)

Hasta la próxima entrada

Algunas aplicaicones de Gmail

Alguna de las aplicaciones que nos ofrece Gmail son:

• Calendario: cómo crear eventos y definir los recordatorios del mismo.
• Invitar a otros usuarios a un evento. En este caso, se ha realizado mediante un ejemplo. El profesor ha creado un evento ficticio y ha invitado (convocado) a todos los asistentes de la clase. Esta invitación es recibida por correo electrónico y mediante éste se puede confirmar o declinar la asistencia. En caso de confirmación, se genera el evento en el calendario de cada uno. Un sistema muy simple y muy útil.
• Contactos: hemos importado a partir de un fichero excel (extensión csv) todos los alumnos de dirección, turismo y hostelería. Como ejercicio para la próxima semana, se deben crear los grupos de idiomas y asignar a cada grupo los alumnos matriculados.
• He aprovechado para explicar cómo ordenar y filtrar listas en excel.

Hasta la próxima semana