Importar contactos en el correo
En esta ocasión hablaremos de cómo importar contactos en nuestro Email de manera fácil y rápida. Veremos cómo hacerlo desde listas de excel y cómo incluirlos directamente en un grupo previamente definido. Los puntos tratados serán:
- Importar contactos desde una lista de Excel
- Guardar la lista de excel como fichero CSV (separado por comas)
- Que la importación la realice directamente en un grupo creado
- Cómo enviar un Email a todos los miembros del grupo
Para ello he grabado el siguiente vídeo que espero que sea de utilidad, y como siempre os animo a realizar cualquier tipo de comentario o sugerencia en este post.
Hasta la próxima entrada
¿Qué son los Docs de Gmail?
Como todos sabemos, desde septiembre de 2008 todo el correo de EUHT StPOL se encuentra alojado en servidores de Google, su funcionamiento es el mismo que de Gmail. Esto significa que además de tener correo electrónico disponemos de dos aplicaciones más: Calendar y Docs (las cuentas grartuitas de Gmail disponen de muchas más aplicaciones).
Calendar nos permite tener nuestra agenda On-line y permite la gestión de eventos de manera sencilla. Los sistemas de recordatorio son dos.
- Ventana emergente: similar al que pueda tener Microsoft Outlook.
- Por correo electrónico. El sistema nos enviaría un recordatorio en formato de e-mail a nuestra dirección de correo electrónico. (desde mi punto de vista muy útil).
- También permite invitar a otros usuarios a un evento. Por ejemplo, si un jefe de departamento quiere reunirse con todos los miembros del mismo, puede crear el evento y posteriormente invitar a cada uno de los miembros. Los “invitados” recibirían la notificación por E-mail, y una vez aceptado el evento, éste se crearía en el calendario de cada uno de ellos. (Este ejemplo se realizó en la sesión del 7 de Octubre y la del 20 de Octubre).
DOCS es un espacio en que tener almacenados documentos (de texto, hojas de cálculo, presentaciones, fotos, etc.). Nos permite también crear una estructura de carpetas para organizar toda la documentación. De igual forma nos permite compartir documentos o carpetas con otros usuarios. Muy útil para trabajos colaborativos. Para ello, deberíamos seleccionar el o los archivos, o bien las carpetas, y clicar encima del botón Compartir. Se nos abrirá una ventana en la que deberemos indicar con quien (dirección de correo electrónico) queremos compartir, y si lo queremos compartir con permisos de edición (para que puedan modificar) o con permisos de sólo lectura. Los destinatarios recibirán un Email indicándoles la compartición.
Además de ser un almacén, DOCS posee programas propios que permiten crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Para comprobarlo deberíamos hacer clic en el botón Nuevo. De igual forma, DOCS nos permitiría leer un archivo de Word, de Excel o de PowerPoint aunque el ordenador no tuviera instalados el paquete Office de Microsoft.
Uno de los inconvenientes que nos podríamos encontrar, es que creáramos un documento con Microsoft Office y realizáramos algo con tecnología propia de Microsoft, como un gráfico con SmartArt (nuevo en la versión 2007) o algunos efectivos en diapositivas de PowerPoint. Esto podría provocar que la aplicación de Google no supiera cómo tratar esa información (Microsoft y Google son empresas que no son demasiado amigas). Estas incompatibilidades se pueden resolver convirtiendo el documento en PDF.
A continuación os dejo un video resumen de DOCS. Espero lo encontréis de utilidad y como siempre os invito a realizar comentarios sobre este post.
Saludos y hasta la próxima entrada.
¿Cuánto pesa un archivo?
Muchas veces se habla de que un archivo pesa mucho. Pero, ¿qué báscula mide esta unidad? Cada vez tenemos más espacio para almacenar nuestros ficheros (de texto, imágenes, música, video, etc.). Ese no es el problema, la cuestión radica cuando queremos enviar algo por Internet, bien vía E-mail o a través de Docs para compartirlo. En ese momento es cuando deberíamos saber que significa el “peso” del archivo. Para aclarar el concepto, mostraremos una tabla comparativa:
| Unidad de masa | Unidad de memoria |
| 1 gramo | 1 Kilobyte (Kb) |
| 1 Kilogramo | 1 Megabyte (Mb) |
| 1 Tonelada | 1 Gigabyte (Gb) |
También comentar la relación entre unidades de memoria:
1 Mb = 1024 Kb
1 Gb = 1024 Mb
1 Tb (Terabyte) = 1024 Gb
Creo que esta simple tabla nos puede ayudar a saber cuánto pesa mi documento.
Aunque cada vez Internet va más rápido (seguimos teniendo el ancho de banda más lento de Europa), no es aconsejable enviar ni por E-mail ni por Docs documentos que pesen más de 10-15Mb (10-15 Kg). Para ello daremos algunos consejos:
- Lo que realmente pesa en un archivo son las imágenes o videos. El texto pesa muy poco.
- Si tenemos que incluir imágenes en documentos de textos, en presentaciones u hojas de cálculo, comprobar primero el tamaño de las mismas. ¿Cómo sabemos el tamaño de una imagen? Si seleccionamos las imágenes y pulsamos el botón derecho del mouse, seleccionamos la opción de propiedades y ahí nos dará su tamaño (peso).
- Si una imagen ha sido descargada de una cámara de fotos, es posible que su peso sea elevado (más de 2Mb), y esto es debido a que tiene una resolución alta, que significa que tiene mucha definición y calidad. Ésta se puede rebajar de manera sencilla. Os lo explico en el siguiente video:
- Otro consejo es que a veces es interesante no hacerlo todo en un único documento. Por ejemplo, si a un alumno le pedimos que realice un trabajo de investigación, y dicho trabajo está dividido en varios temas, una opción es crear un documento por tema.
Espero que encontréis útil estos comentarios así como el video que os he dejado.
Hasta la próxima entrada!
Cómo insertar un video en una entrada de un blog
En esta ocasión he grabado un video propio. Comprobaréis como lo que se graba es lo que se está haciendo con el ordenador, y la voz se graba mediante un micrófono. Es una herramienta muy útil para mostrar de manera gráfica conceptos tratados en las sesiones.
En este primer video se muestra como insertar un video de youtube dentro de una entrada del blog. En videos posteriores mostraremos otros puntos, como el tema de los Docs de Gmail, etiquetas del correo y cualquier sugerencia que se proponga. Esto permitirá ir teniendo material didáctico propio. Dicho material se podrá utilizar para nuestra formación en las sesiones formativas, como usarlo para los diferentes programas que la escuela ofrece.
Lo que comento en el video que podemos subir videos que tengamos alojados en el ordenador, con la versión gratuita de WordPress no es posible. Para ello se debería contratar dicho módulo. ¿Cómo he puesto este video en el blog? La respuesta es simple, me he creado una cuenta en Youtube, y ahí he subido el video. Una vez el video está alojado en Youtube, sólo tenemos que copiar la URL del video e insertarlo en la entrada del blog, justo lo que se explica.
Espero lo encontréis de utilidad y quien tenga interés en saber cómo hacerlo que nos lo comente y se lo explicaremos.
Ahí os dejo el video:
Como insertar un video de Youtube en un blog de WordPress
Cómo insertar un video en una entrada. Como ejemplo insertamos un video de Youtube.
Para ello vimos que simplemente teníamos que buscar el video que nos interesaba insertar en el post (entrada) del blog. Una vez tenemos el video, a la derecha aparece un campo que es la URL. Ese texto es el que tenemos que copiar.
(*) Si quereis ver la imagenes a pantalla completa, hacer clic encima de ellas.
Una vez tenemos el texto seleccionado, simplemente creamos una nueva entrada, como vimos en la pasada sesión,e insertamos video con el botón que está seleccionado de azul en la imagen.
A continuación seleccionamos la pestña desde URL, pegamos el texto seleccionado en la página de Youtube, guardamos y publicamos la entrada, y ya está listo el video para ser visto desde nuestro blog.
Cómo crear una entrada desde un e-mail
Para ello primero tenemos que comprobar que tenemos activo este servicio. Si seleccionamos Mis Blogs del menú tablero, aparecerá la lista de los blogs que tenemos. La última columna indica si tenemos activo a o no el servicio. Está marcado en azul en la imagen.
Una vez comprobado, pulsamos el botón Activate para que WordPress no dé una dirección de correo electrónico donde enviar las entradas. Ahora sólo falta crear un nuevo e-mail, donde el asunto se convertirá en el título de la entrada, y el cuerpo del mensaje en el texto. El formato que pongamos en el e-mail se mantendrá en la entrada, al igual que si ponemos una imagen o cualquier otro objeto.
Como siempre, esperamos vustros comentarios y sugerencias en este mismo post.
Que es un blog
En esta sesión (tanto la delmiércoles 21 como martes 27) se inició el tema de los blogs. Wikipedia define blog como:
“Un blog, o en español también una bitácora, es un sitio web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente. El nombre bitácora está basado en los 
cuadernos de bitácora. Cuadernos de viaje que se utilizaban en los barcos para relatar el desarrollo del viaje y que se guardaban en la bitácora. Aunque el nombre se ha popularizado en los últimos años a raíz de su utilización en diferentes ámbitos, el cuaderno de trabajo o bitácora ha sido utilizado desde siempre.
Este término inglés blog o weblog proviene de las palabras web y log (‘log’ en inglés = diario). El término bitácora, en referencia a los antiguos cuadernos de bitácora de los barcos, se utiliza preferentemente cuando el autor escribe sobre su vida propia como si fuese un diario, pero publicado en la web (en línea).” (Fuente wikipedia)
Junto con Jesús hemos decido crear los blogs con la herramienta WordPress (este blog está creado con ella). La otra opción era la herramienta propia de Google (Blogger), pero consideramos más completa y sencilla la de WordPress.
Para poder crear un blog previamente tenemos que registrarnos el WordPress . Es un registro simple en el que se nos pedirá el nombre de usuario con el que queremos iniciar la sesión, una dirección de correo electrónico, una contraseña y nuestro nombre. Una vez realizado, debemos activar la cuenta mediante el e-mail que nos envía WordPress.
Ahora ya podemos empezar. Iniciamos sesión y para crear nuestro primer blog, abriremos el menú Mi Cuenta y accederemos a WorPress.com. Aquí podremos crear nuestro primer blog. Sólo deberemos dar la dirección del mismo (la URL), y el título del blog. Una vez ya cada usuario tenía su propio blog, creamos la primera entrada. En la parte izquierda de la pantalla hay un apartado propio de entradas, y dentro de ésta la opción de Nueva Entrada. Una vez estamos editando la entrada:
- Título: debemos poner título a la entrada. Esta entrada se titula: “Sesión miércoles 21 de octubre”
- El texto de la entrada. Disponemos de una barra de formato, en la que podemos poner el texto en negrita o cursiva, crear listas o numeraciones, insertar imágenes, videos o archivos de sonido, así como otros objetos como encuestas.
- Podemos crear etiquetas categorías para permitir una mejor clasificación de las entradas. Esta entrada pertenece a la categoría de Blogs y Sesiones miércoles.
- En el apartado Discusión indicamos si queremos o no que los lectores puedan realizar comentarios.
- Por último, tenemos la opción de Guardar borrador mientras editamos, para no perder la información, y finalmente el botón de Publicar.
Por último vimos como modificar el estilo y formato del blog de manera muy simple. Para ello hay que ir al menú Aspecto, que cargará toda la galería de estilos. Cuando nos guste uno simplemente pulsamos la opción de Activar, y nuestro blog se actualizará con el estilo seleccionado.
La próxima semana trabajaremos el blog, creando nuevas entradas, insertando imágenes, enlaces a videos de Youtube, etc.
Espero vuestros comentarios y sugerencias.
Hasta la próxima semana!
Algunas aplicaicones de Gmail
Alguna de las aplicaciones que nos ofrece Gmail son:
- Calendario: cómo crear eventos y definir los recordatorios del mismo.
- Invitar a otros usuarios a un evento. En este caso, se ha realizado mediante un ejemplo. El profesor ha creado un evento ficticio y ha invitado (convocado) a todos los asistentes de la clase. Esta invitación es recibida por correo electrónico y mediante éste se puede confirmar o declinar la asistencia. En caso de confirmación, se genera el evento en el calendario de cada uno. Un sistema muy simple y muy útil.
- Contactos: hemos importado a partir de un fichero excel (extensión csv) todos los alumnos de dirección, turismo y hostelería. Como ejercicio para la próxima semana, se deben crear los grupos de idiomas y asignar a cada grupo los alumnos matriculados.
- He aprovechado para explicar cómo ordenar y filtrar listas en excel.
Hasta la próxima semana
Sesión del miércoles 14 de octubre
En la sesión del pasado 14 de octubre explicamos los siguientes puntos:
- Diferencia entre blog y wiki. Ambos son gestores de contenido, pero mientras que el blog tiene un formato similar a un diario personal, en el que la clasificación principal es la cronológica de las entradas, el wiki permite crear un índice (similar al de un libro) y desarrollar el contenido del mismo.
- Docs. Nuestro sistema de correo tiene una aplicación denominada DOCS. Es un espacio en el que se pueden “tener ” documentos como: archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, pdfs, etc. La idea es que podemos tener un almacén de información en la nube, que será accesible por nosotros simplemente con una conexión a internet. Este sistem permite el compartir documentos y carpetas. Como ejemplo, nosotros creamos un documento de word que guardamos en nuestro PC, posteriormente lo subimos a nuestro espacio DOCS y una vez allí lo compartimos con los profesores asistentes. La compartición fué de “edición”, que significa que todos podíamos modificar el documento, y así lo hicimos. Vimos como sólo había un documento accesible por todos y modificable por todos. Una gran herramienta para trabajos colaborativos.
- El otro tipo de permiso es de “Lectura” y nos puede interesar para compartir información pero para que sólo la lean.
- Por último comprobamos como además de archivos se podían compartir carpetas, y en su defecto todo el contenido de la misma.
Este es el resumen de la sesión de ayer. Esperamos vustras sugerencias y comentarios a este post, y hasta la próxima.
Saludos
Sesión del martes 13 de octubre
Hoy martes 13 de octubre hemos realizado la primera sesión con las profesoras de idiomas. Los puntos que hemos explicado son:
- Etiquetas en el correo: cómo crearlas, y cómo asignar etiquetas a los mensajes. Estas etiquetas permiten clasificar los mensajes, y ésto permite simplificar la búsqueda.
- Contactos y Grupos. Hemos aprendido a crear contactos y grupos de contactos. Esto último tiene mucha utilidad par aidiomas, ya que les permitirá crear un grupo de contacto por nivel de idioma. Con esto simplificarán el hecho de mandar un correo a todos los alumnos de un nivel determinado.
- Hemos comprobado que todos los “usuarios” del dominio euht-santpol.org están compartidos, y esto facilita que no tengamos que recordar el mail de ningín alumno ni propfesor, tan solo el nombre.
- Campo CCO: Con Copia Oculta. Con un ejemplo hemos explicado su utilidad.
- Buscar mensajes por destinatario, como filtramos entre todos los mensajes.
Bueno, espero vuestros comentarios y dudas.
Hasta la próxima semana, que seguramente la clase la realizaremos en la sala de informática II (2da planta)